普陀区海洋与渔业局档案管理办法

                            舟山市普陀区海洋与渔业局档案管理办法
  
第一章  总  则
   
第一条  为加快档案管理现代化、科学化步伐，进一步提高档案工作水平，保证档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合我局工作实际，特制定本办法。
    第二条  本办法所指的档案，是指本局机关和下属单位在工作中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机软件和数据等不同形式的历史记录，不包括人事档案。
    第三条  本局档案工作本着集中统一的原则，档案工作列入年度计划和发展规划，具体由办公室负责，局机关的档案由办公室建立综合档案室集中统一管理。
    第四条  为加强档案工作的领导，成立档案管理领导小组，组建由各业务部门参加的档案管理网络。在业务上接受上级机关和地方同级档案管理机关的监督与指导。
   第五条  本局综合档案室的基本职责是：
   (一)建立健全机关档案工作的各项规章制度。
   (二)管理本局的全部档案，负责档案的收集、整理、归档、分类、鉴定、保管、统计、移交、销毁和提供利用等工作，为本局各项工作提供服务。
   (三)编制各种检索工具及专题编研。
   (四)监督、指导本局所属部门的档案工作。
   (五)按规定向区档案馆移交应当进馆的档案。
   (六)办理领导交办的其他档案业务工作。
第六条  档案工作必须贯彻执行党和国家有关方针、政策与法律法规。档案工作人员要忠于职守，维护史实，遵纪守法，保守档案机密，热爱档案工作，精通档案业务，努力掌握运用档案管理现代化工具，不断提高档案管理水平。
           第二章  文件材料的立卷和归档
   第七条  本局工作活动中形成的具有使用和保存价值的文件材料在办理完毕后，由文书部门整理、立卷，并向综合档案室移交归档。
   第八条  本局档案材料的归档范围。凡是反映本局历史面貌和主要活动情况，具有查考、保存和利用价值的文件、材料均应立卷归档。主要包括：
   (一)上级党、政领导机关和业务主管部门颁发的有关海洋与渔业工作的决定、决议、指示、命令、通知等文件。上级机关召开的工作会议、专业会议印发的，需要贯彻执行或有查考价值的文件材料。
   (二)本局上报的请示、报告及上级机关的批复(批转)文件(包括报上级机关的综合报告和专题报告)。本局下发的涉及海洋与渔业工作和其他行政性指示、批复、通知等文电材料。
   (三)本局党委会议、局长办公会议和局领导民主生活会议纪要、纪录。
   (四)本局召开的各种重要专业会议的会议材料。本局的工作意见、总结。
   (五)答复人大议案、建议、意见和政协提案的文件材料。
   (六)本局有关外事工作的往来文件，包括接待计划、签订合同、协定、协议等文件材料。
   (七)本局每年或每一时期的大事记。
   (八)其他具有历史考查和利用价值的文件材料。
  第九条  立卷分工
  (一)本局文书部门负责本局文件资料的立卷工作。
  (二)各有关业务科室负责本科室的专业业务资料立卷。
  第十条  凡是不反映本局主要工作活动情况，没有查考和利用价值的文件材料均不应立卷归档，由综合档案室暂存，定期销毁。
  第十一条  归档时间
   (一)文书档案由局文书收发于次年的三月底前移交到综合档案室。
   (二)财务、预决算会计档案于次年的年底前立好案卷后移交给综合档案室。
   (三)照片、声像资料随时形成，随时移交综合档案室。
   (四)基建资料要求在竣工、验收结束后六个月内向综合档案室移交保存。
   (五)其他应归档的文件材料随时形成，随时归综合档案室。
   第十二条  立卷归档的案卷依照文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：
   (一)归档的文件按照年度、组织机构、保管期限、问题、名称等特征分类进行整理立卷。
   (二)归档的文件材料，必须完整、准确、系统。
   (三)在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立卷在一起，不得分开，文电应按内容联系合一立卷。
    (四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；协约、协议、合同等文件在签字年立卷；纪检案件材料在结案年度立卷。
(五)卷内文件材料应区别不同情况排列。密不可分的文件材料应依序排列一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；批转文件在前，被批转文件在后；法规性文件和其他重要文件定稿在前，历次稿在后；纪检案件文件，结论性材料在前，依据性材料在后。
   (六)卷内文件应按排列顺序，依次编写页(张)号。
   (七)立卷归档的案卷，应按规定格式用钢笔逐件认真填写卷内文件目录；文件没有责任者或时间不清楚的，要查清，并填入有关项内。
   (八)案卷封面应逐项按规定填写清楚。案卷题名(一般包括责任者、内容、文种)要用毛笔或钢笔书写。字迹工整、清晰、简明扼要，反映卷内文件内容、保管期限划定准确(详见档案保管期限表)。
   (九)卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件应裱糊，字迹扩散的或非永久性的字迹材料应复制与原文一并立卷。
               
第三章  档案的管理和利用

   第十三条  一本案卷目录内的案卷号不能重复。
   第十四条  必须备有档案专用库房和阅览室。档案库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。库房内要求基本达到温度在14℃--24℃，相对湿度在45％-70％。清洁卫生，无虫霉滋生。综合档案室根据工作需要配备档案柜架、照相机、去湿机、吸尘器、空调、微机等设备。
   第十五条  要对档案库房进行定期和不定期的检查，主要检查库
 房设施和档案情况，保证帐物一致，如有破损或者字迹失真的档案，应当及时修复。
   第十六条  建立健全档案资料的统计制度。对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计，并按规定向市档案局报送档案统计年报。
   第十七条  任何人不得擅自更改和补充已归档的档案。
   第十八条  建立全宗卷，以积累本局的立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等。
   第十九条  档案工作人员必须熟悉本局的历史和室藏情况，人员必须相对稳定，因工作需要调动时，应当在离职前将本人保管的档案进行全面清点、切实做好交接工作。   
   第二十条  档案工作人员应编制必要的检索工具，要不断采用新的技术设备，逐步实现现代化管理，配合机关各项业务和管理活动的需要，主动开展档案的提供利用工作，为海洋与渔业工作服务。
   第二十一条  档案的借阅和复制
   (一)本单位工作人员因工作需要可直接向综合档案室借阅，一般应在阅览室内查阅，需将案卷带出阅览室，必须填写借阅单，并及时归还；查阅局党委、局务会议记录、绝密”级档案，必须经局办公室主任批准，但不能携带。
   (二)外单位人员查阅本局档案，必须持该单位介绍信，并出示身份证或工作证，一般性档案的必须经办公室主任同意后方可借阅，绝密、机密档案须经办公室分管领导同意后方可借阅，但一律不准将案卷外带。
   (三)档案人员必须热情、迅速提供案卷，并认真检查归还案卷完好情况。
           第四章  档案的鉴定、销毁和移交
   第二十二条  本局综合档案室应经常会同有关业务科室根据档案保管期限，定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔除已超期保管的档案。
   第二十三条  档案保管期限的划分：
   (一)档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。其中：永久为50年以上，长期为16至50年(含50年)，短期为15年以下(含15年)。
   1．凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，对本局、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久、保管。主要包括：本局制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开各种会议的重要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变的材料；上级机关颁发的属于本局主管业务并要贯彻执行的重要文件材料及对本局领导人任免的文件材料。
   2．凡是反映本局一般工作活动，在较长时间内对本局工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：本局一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，上级机关颁发的属于本局主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料。
   3．凡是在较短时间内对本局有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本局一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本局主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级部门报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
   (二)档案保管期限，从档案所属的次年1月1日起计算，长期计划、协议、协定、合同等有关文件，按其有效期满后次年1月1日起计算。
   第二十四条  要成立局档案鉴定小组，销毁确无保存价值的档案时，档案鉴定小组应当写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容、连同编号的销毁清册一起送有关业务单位领导和局办公室主任审核，报局分管领导批准，并向同级档案行政管理部门备案，编制销毁清册后方可销毁。在销毁档案时，应当与有关部门取得联系，指定两人以上监销，并由监销人员在销毁清册上签字。
    第二十五条  本局会计档案及预算、会计专业的业务会计档案归档的具体范围的要求分别按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》管理。
   第五章  附则
    第二十六条  本办法由局办公室负责解释，以前规定与本办法有抵触的，应按本办法为准。
    第二十七条  本办法自发文之日起实施。